Przekuć kryzys w działanie

Przekuć kryzys w działanie!” – Rozmowa z Rafałem Rasmusem o wyzwaniach w zarządzaniu firmą w czasach epidemii koronawirusa

Sytuacja na świecie zaskoczyła tak naprawdę wszystkich. Jeszcze kilka tygodni temu nikt z nas nawet by nie pomyślał, że sprawy nabiorą takiego wymiaru i tempa. Sytuacja jest bardzo dynamiczna. Przed jakimi wyzwaniami stoi firma świadcząca usługi Contact Center?

Zasadniczo mamy dwa bieguny, o które musimy szczególnie się zatroszczyć w obecnym czasie . Z jednej strony – dobro naszych pracowników. Zapewnienie im należytych środków bezpieczeństwa. Z drugiej strony bezpieczeństwo i ciągłość obsługiwanych projektów czyli dobro klientów, a co się z tym wiąże zabezpieczenie biznesowe. Te dwa bieguny trzeba pogodzić i to w bardzo szybko zmieniającej się sytuacji. Dodatkowym wyzwaniem jest  dostosowywanie się do zaleceń Ministerstwa, dlatego też podejmujemy próbę delegowania obowiązków na system pracy zdalnej. Jest to jednak duże wyzwanie pod względem technicznym, logistycznym i prawnym.  Będziemy jednak sukcesywnie wprowadzać takie rozwiązania na wszystkich tych projektach , gdzie będzie to tylko możliwe.

Czas epidemii to trudny czas dla wszystkich. Problemem organizacyjnym wielu przedsiębiorstw są także obawy pracowników – strach , panika . Jakie środki bezpieczeństwa zostały wprowadzone w Media system aby pracownicy poczuli się bezpieczniej w tej całej sytuacji?

Muszę przyznać, że bardzo szybko udało nam się wprowadzić szereg procedur i działań przeciw rozprzestrzenianiu się koronawirusa. Kiedy w Polsce nie było jeszcze potwierdzonego przypadku, ale eskalacja zachorowań zaczęła się we Włoszech – rozpoczęliśmy już kampanię informacyjną w naszej firmie. W łazienkach pojawiły się instrukcję precyzyjnego mycia rąk oraz wytyczne zaleceń Stacji Epidemiologicznej. Zaopatrzyliśmy firmę w płyny do codziennej dezynfekcji biura oraz płyn antybakteryjny do rąk dla pracowników. Wprowadziliśmy procedury kontroli każdego pracownika wchodzącego do firmy polegające na kontroli temperatury oraz dezynfekcji rąk, zamknęliśmy firmę na osoby z zewnątrz.

Wszystkie osoby zarządzające w firmie zostały przeszkolone z procedury działania kryzysowego oraz wyposażone w szereg materiałów informacyjnych dla pracowników. Należy pamiętać, że w tym wszystkim ważny jest także odpowiedni obieg rzetelnej informacji. Na szczęście od lat wypracowana kultura organizacji, sprzyja sprawnej komunikacji. Tym bardziej w kryzysie.

Media system już kilkakrotnie wspierało różne akcje i kampanie CSR. Tym razem potrzeby lokalne były ważniejsze! Skąd zrodził się pomysł infolinii dla seniorów?

Chcieliśmy sami sobie udowodnić, że w tym trudnym momencie drzemie w nas wiele pozytywnych emocji oraz chęci do dzielenia się pomocą.  Chodziło o to, aby skupić uwagę na niesieniu pomocy, a nie na negatywnych emocjach związanych z wirusem SARS-CoV-2. Jako firma prowadząca liczne projekty w kanale call center, wzięliśmy na siebie zadanie przygotowania infolinii, która zbiera zamówienia na zakupy od potrzebujących seniorów i osób niepełnosprawnych. Chcieliśmy wesprzeć tym działaniem projekt Miasta Bydgoszczy. Prezydent Bydgoszczy bardzo dobrze zareagował na propozycję przejęcia obsługi infolinii – w końcu mamy doświadczenie w „gadaniu na słuchawce” oraz niesamowitą wiedzę w zakresie bezpiecznego przetwarzania danych. Udało się także nawiązać współpracę z firmą DeliGoo która na potrzeby akcji udostępniła swoją aplikację. Będzie ona dużym ułatwieniem w dostarczaniu zakupów.

Ile czasu zajęło wcielenie projektu w życie? Jakie trudności trzeba było pokonać?

Niesamowicie mało! Wystarczyło kilka dni , a projekt działa. W sytuacji epidemii koronawirusa nie ma czasu , więc szybkość działania było bardzo ważna. Nie oznacza to, że jest to działanie prowizoryczne. Cały schemat postępowania, zabezpieczenie technologiczne, prawne, wszystkie aspekty personalne i marketingowe zostały zabezpieczone., wdrożone i są monitorowane . Bardzo ważnym aspektem jest uświadomienie osób starszych i potrzebujących w kwestii zasad pomocy, środków higieny oraz bezpieczeństwa, bo niestety w dobie koronowirusa zdarzają się sytuacje oszustw.

Udało się to osiągnąć dzięki zaangażowaniu osób zaangażowanych w projekt: pracowników Urzędu Miasta, Zarządu firmy DeliGoo oraz społeczności MediaCity.

Czy jest coś, co w tym niełatwym momencie chciałbyś przekazać swoim pracownikom, partnerom biznesowym bądź innym przedsiębiorcom?

Chyba tylko tyle, żeby próbować przekuć każdy kryzys w szansę, wyzwolić pozytywna energię i jasno komunikować się ze swoimi pracownikami „nie owijać w bawełnę” ludzie muszą wiedzieć co się dzieje w firmie, jaki mamy pomysł na ich zabezpieczenie ale też jasno powiedzenie jakie my jako firma mamy oczekiwania i wzajemne obowiązki w stosunku do siebie. 

Zabrzmi to dość niekonwencjonalnie w obecnej sytuacji ale – „zarażajmy siebie nawzajem” chęcią niesienia pomocy! 

Czy jest coś, czego ta sytuacja Cię nauczyła jako przedsiębiorcy?

Pierwszy raz zetknąłem się z taką skala problemów w jednym czasie i co tu wiele mówić na chwilę mnie to zablokowało, potrzebowałem kilku godzin, aby poradzić sobie z tym zjawiskiem, otrząsnąć się i zacząć myśleć pozytywnie. Pozytywnie, ale też kreatywnie: przemyśleć sposób komunikacji z pracownikami, znaleźć cel który pozwoli moim pracownikom myśleć pozytywnie, szukać sposobu na zabezpieczenie finansowe firmy, przygotować plan działania. Obecna sytuacja uświadomiła mi, że warto było budować dobre, zdrowe relacje z zespołem, bo w czasach kryzysu mogę liczyć na zrozumienie, zaangażowanie i odpowiedzialne działanie nas wszystkich.

Korzystając z okazji bardzo chciałbym podziękować wszystkim osobom zaangażowanym w projekt infolinii dla seniorów oraz moim wszystkim współpracownikom “DaMY radę….”

Z prezesem firmy Media system – Rafałem Rasmusem – rozmawiała Paulina Trzaskowska