Rok 2020 pozostanie w pami?ci nas wszystkich zapewne ju? do ko?ca ?ycia. Z jednej strony sytuacja epidemiologiczna w rnych krajach na ?wiecie rozwija?a si? od kilku miesi?cy, z drugiej za? ? nikt tak do ko?ca nie wierzy?, ?e spotka to równie? bezpo?rednio nas.
Informacja o pierwszym w Polsce chorym na Covid-19, zamkni?cie placówek edukacyjnych, ograniczenie mo?liwo?ci wychodzenia z domu ? z dnia na dzie? budzili?my si? w ?wiecie, rz?dz?cym si? coraz to nowszymi prawami i coraz bardziej odleg?ym od tego, co dotychczas znali?my. Pewnego dnia zrozumieli?my, ?e w trosce o zdrowie i ?ycie, a tak?e komfort naszych pracowników i ich rodzin, najrozs?dniej b?dzie rozpocz?? prac? w trybie zdalnym. Dla wi?kszo?ci z nas sytuacja by?a zupe?nie nowa – w pierwszej chwili przygotowywali?my si? do zamkni?cia oczu i wzi?cia oddechu przed skokiem na g??bok? wod?. Jednak nasze do?wiadczenie, dobre praktyki i uporz?dkowane relacje z zespo?em ju? po pierwszych dniach pokaza?y, ?e ?nie taki diabe? straszny?. Efektywna praca jest tak samo mo?liwa w warunkach home office, jak w biurze. Zdali?my sobie spraw?, ?e nadal mo?emy odnie?? S.U.K.C.E.S.
S ? sk?ad
Pierwszym wyzwaniem by?o przemy?lane dobranie sk?adu. Cz??? naszych pracowników ma ma?e dzieci ? si?? rzeczy musieli wycofa? si? na ?opiek?? i w tej materii nie mieli?my wiele pola manewru. Wyzwaniem dla niektórych pracowników okaza?o si? równie? dotarcie do pracy, bo liczba po??cze? mi?dzymiastowych uleg?a licznym modyfikacjom i drastycznej redukcji ? potrzeby takich pracowników musieli?my wzi?? pod uwag? w pierwszej kolejno?ci. Aby nie traci? ich z zespo?u, od razu i priorytetowo dedykowali?my ich do pracy zdalnej. Ze wzgl?du na wiele ró?norodnych czynników, cz??? osób zosta?a oddelegowana tak?e na tzw. ?postojowe?. Dla kadry zarz?dzaj?cej to spore wyzwanie, bo dbaj?c o dobro pracownika trzeba by?o ka?d? tak? decyzj? przeanalizowa? kilkukrotnie, aby nikogo nie skrzywdzi?. Mam to szcz??cie, ?e pracuj? w zgranym zespole, nastawionym na wspólne dzia?ania. Kilka osób dobrowolnie zg?osi?o si? wiedz?c, ?e inni maj? ma?e dzieci i przej?cie na postojowe mog?oby ograniczy? bud?et domowy. Problem rozwi?za? si? sam dzi?ki wzajemnemu wsparciu cz?onków ekipy. Pe?ni pozytywnego nastawienia wkroczyli?my w nowy wymiar naszej pracy ? home office.
U ? ustalenia
Wytarty frazes, ?e ?grunt to dobra organizacja?, okaza? si? podstaw? do naszych dzia?a?. Dotychczas mieli?my mo?liwo?? codziennie rano wypi? razem kaw?, pogada?. Nast?pnie zaczynaj?c prac? wspólnie przedyskutowywali?my nasze wczorajsze wyniki i przyjmowali?my plan dzia?a? na kolejny dzie?. Nagle okazuje si?, ?e ta nasza codzienna rutyna, niemal celebrowana przez nas ka?dego dnia, po prostu rozprys?a si? jak ba?ka mydlana. Wszystkim nam brakowa?o kontaktu bezpo?redniego, ale wprowadzili?my nowy harmonogram dzia?a?. Najwa?niejsze by?o zgranie ze sob? przerwy, gdy? specyfika naszej pracy pozwala na ni? maksymalnie dwóm osobom w jednym czasie. W biurze widzimy siebie nawzajem i ?atwo oceni?, czy mog? teraz wyj?? czy nie. Niezb?dne okaza?o si? rozplanowanie grafiku na ca?y dzie?, aby szybko i skutecznie rozwi?za? problem. Z góry okre?lili?my równie? dni, kiedy prowadzimy zaj?cia doszkalaj?ce, aby ka?dy móg? si? do nich zawczasu przygotowa?. Ustalili?my dodatkowo formy i kana?y naszej komunikacji – odegra?y one kluczow? rol?.
K ? komunikacja
Przeprowadzenie odprawy b?d? szkolenia dla wi?kszej ilo?ci osób wymaga?o od nas przestawienia si? na bardziej nowoczesne metody. Zamiast tradycyjnego spotkania ? nauczyli?my si? korzysta? z wirtualnych pokoi konferencyjnych. Do szybkiej komunikacji ? zamiast tradycyjnej rozmowy ? zacz?li?my u?ywa? komunikatorów. W celu zaprezentowania wyników zespo?u ? zamiast tradycyjnej kartki czy tablicy z tabel? ? wykorzystywali?my poczt? mailow?. Aby skutecznie omówi? wyniki danego pracownika ? zamiast tradycyjnego spotkania w cztery oczy ? postanowili?my prowadzi? rozmowy telefonicznie. Podstawow? dobrego funkcjonowania takiego uk?adu jest mo?liwo?? korzystania przez wszystkich z tych samych programów oraz umiej?tno?? ich sprawnej obs?ugi. Niekiedy w zespo?ach mamy osoby z nieco starszych generacji, które nie u?ywaj? smartfonów b?d? nie korzysta?y wcze?niej z komunikatorów. Jednak przy wzajemnym wsparciu wprowadzili?my wewn?trzny program do komunikacji i szybko stworzyli?my sprawn? i szybk? sie? obiegu informacji, dost?pn? i przyjemn? w obs?udze dla wszystkich.
C ? czujno??
Praca zdalna niesie za sob? wiele ma?ych pokus, które mog? odbi? si? na ogólnym wyniku wydajno?ci zespo?u: skoro nikt nie widzi, to szybko wstawi? pranie, zlec? z psem na dwór, albo nastawi? obiad. Gdyby ka?dy pracownik pozwoli? sobie na 10 minut takiej nieoficjalnej przerwy, to przy 15-osobowym zespole strata si?ga 150 minut. To ju? 2,5 roboczogodziny, które mog? odbi? si? na wyniku. Tutaj na pomoc przysz?a znowu technika i programy, które umo?liwi?y bie??c? kontrol? dzia?a? s?u?bowych, jakie w danym momencie podejmuje pracownik. Podstaw? jednak jest wypracowanie na przestrzeni czasu wzajemnych dobrych relacji oraz zaufania. Dzi?ki nim ka?dy wie co nale?y do jego obowi?zków i skutecznie si? z nich wywi?zuje.
E ? egzekwowanie
Zarówno podczas pracy zdalnej jak i stacjonarnej, ogromne znaczenie ma bie??ca kontrola pracy i jej wyniku oraz informacja zwrotna dla pracownika. Wa?ne jest, aby egzekwowa? wspólne ustalenia i odgórne wymogi. Trudniejsze jest przeprowadzenie np. rozmowy dyscyplinuj?cej za pomoc? telefonu czy komputera. Praca zdalna nie mo?e by? jednak usprawiedliwieniem na s?absze wyniki b?d? brak punktualno?ci, wi?c rozliczenie podleg?ej osoby staje si? zadaniem trudniejszym, ale nie mniej wa?nym ni? podczas pracy stacjonarnej. Proste i zrozumia?e zasady pozwoli?y nam wypracowa? szereg nowych nawyków, które nawet podczas epidemii koronawirusa umo?liwi?y skuteczne zarz?dzanie zespo?em. Musimy wzajemnie siebie kontrolowa? i szybko reagowa? sygnalizuj?c, ?e na jakiej? p?aszczy?nie wspó?pracy co? uleg?o pogorszeniu ? wtedy mo?emy problem zdiagnozowa? i skutecznie wyeliminowa?.
S ? samodzielno??
Z jednej strony odci?cie od wzajemnego kontaktu, do którego byli?my przyzwyczajeni, by?o dla nas swojego rodzaju szokiem i niektórzy z nas czuli si? rzuceni na g??bok? wod?. Jednak z perspektywy czasu, po niemal 3 miesi?cach pracy zdalnej, wi?kszo?? z nas jednog?o?nie stwierdzi?a, ?e nauczyli?my si? wi?kszej samodzielno?ci. Zarówno w sytuacjach nag?ych, wymagaj?cych pilnej konsultacji oraz takich, które mogli?my za?atwi? na spokojnie pó?niej ? w jednym i drugim przypadku rozwin?li?my swoje umiej?tno?ci efektywnego poszukiwania niezb?dnych informacji oraz nieprzerzucania odpowiedzialno?ci za niektóre zadania na innych. Si?? rzeczy spowodowa?o to, ?e wielu pracowników bardziej uwierzy?o w swoje si?y, sta?o si? pewniejszych we w?asnych dzia?aniach i podnie?li swoj? efektywno?? ? zamiast nerwowo szuka? pomocy gdzie? indziej, ?brali byka za rogi? i po dwóch g??bokich oddechach sami dawali rad?. Praca w warunkach zdalnych pozwoli?a nam samym dostrzec i doceni? swoje w?asne mo?liwo?ci.
Oczywi?cie nie oby?o si? bez niespodzianek. Ka?dy ? nawet idealny ? plan niekiedy w starciu z rzeczywisto?ci? ujawnia swoje s?abe strony. Prozaiczne problemy typu brak internetu b?d? chwilowy zanik pr?du w czyim? domu, ha?asy zza ?ciany od remontuj?cego dom s?siada ? to tylko nieliczne z nich. Jak szybko si? pojawia?y, tak szybko je rozwi?zywali?my i wspólnie przetrwali?my najgor?tszy okres. My?l?, ?e kluczowa okaza?a si? relacja z pracownikami, któr? budowali?my miesi?ce wcze?niej ? z jednej strony nie?wiadomi zupe?ne zbli?aj?cej si? rewolucji w naszej pracy, z drugiej za?, jak pokaza? czas, doskonale do niej przygotowani. Zawsze wi?c warto dba? o relacje na linii prze?o?ony-pracownika oraz w zespole w?ród wspó?pracowników. Bo czym?e jest podczas sztormu najlepszy kapitan bez swojej dzielnej za?ogi…?
English 
Polish